事務職の転職で刺さる自己PRの作り方｜成功に導く7つのコツと例文集

「事務職に転職したいけれど、自己PRってどう書けばいいの？」「未経験でもアピールできるのか不安…」

そんな悩みを抱えている方は少なくありません。事務職は人気が高く、応募者数も多いため、履歴書や面接で自分の強みをどう伝えるかが転職成功のカギを握ります。

この記事では、自己PRを苦手とする方でも安心して書けるように、基本構成から具体的な例文までわかりやすく解説しています。

• 企業が事務職の自己PRで見ているポイント
• 未経験者でも使えるアピール構成の作り方
• PCスキルや調整力など強み別の例文集
• 履歴書・職務経歴書で印象を残すコツ
• 面接で好印象を与える話し方の工夫

自分の魅力を正しく伝える力が身につけば、未経験でも選ばれる確率は確実に上がります。この記事を読めば、あなたの「伝わる自己PR」が完成するはずです。

企業が事務職応募者の自己PRで見ている3つのポイント

業務処理スピードと正確性

企業が事務職の自己PRでまず注目するのは、「業務処理のスピード」と「正確性」です。

なぜなら、事務職は日々大量のデータ入力や書類作成、確認作業をこなす必要があり、その精度とスピードが業務効率を大きく左右するためです。

• 定型業務を毎日ルーチンでこなせる集中力
• 期限内に正確な成果物を提出できる責任感
• 過去の実績（例：月1,000件以上の処理、エラー率0.1％以下）

このように、定量的な成果を交えてアピールすることで、あなたの処理能力の高さを採用担当に伝えることができます。

コミュニケーション・調整力

次に重視されるのが「コミュニケーション力」と「調整力」です。

なぜなら、事務職は一見パソコン業務が中心に見えても、実際には営業や他部署、外部業者とのやりとりが発生し、情報を正しく伝える橋渡し役を担う場面が多いからです。

• 報告・連絡・相談のタイミングが適切
• トラブル発生時に冷静に対応できる
• 社内調整やスケジュール管理が得意

「周囲と円滑な関係を築ける」「誰にでも分かりやすく説明できる」など、あなたらしいエピソードを織り交ぜると、ぐっと信頼感が増します。

PCスキルと業務改善提案力

最後に注目されるのは、「PCスキル」と「業務改善への意識」です。

事務職は、単に指示された作業をこなすだけでなく、より効率的な方法を考えて提案・実行する姿勢があるかが評価されます。

• Excelで関数やピボットテーブルを使いこなせる
• PowerPointで会議資料を分かりやすく作成
• 業務マニュアルの整備や業務フローの見直し実績

単なるスキルアピールではなく、それをどう活かして職場に貢献できるかを語ることで、あなたの「付加価値」が際立ちます。

事務職向け自己PRの基本構成と書き方ステップ

自己分析で強みを明確にする

まず最初にすべきは、自己分析を通じて「自分の強み」をはっきりさせることです。

なぜなら、強みが曖昧なままだと、自己PRが抽象的になり、採用担当の心には響かないからです。

• これまで褒められた経験や成果を振り返る
• 他者評価と自己評価を照らし合わせる
• 「仕事をするうえで大切にしている価値観」を言語化する

自分では当たり前に思っていることが、他人から見ると大きな強みに映ることもあります。迷ったときは周囲の意見も参考にしましょう。

具体的な実績を数字で示す

自己PRでは、ただ「〇〇が得意です」と述べるのではなく、数字を使って実績を具体化することが効果的です。

なぜなら、採用担当者にとって「どれだけ貢献できるか」は定量的な根拠がある方が納得しやすいからです。

例えば、「毎月500件の請求書処理を期限内に対応」「クレーム対応後の顧客満足度が前年比20％アップ」など、実績を数字で補足するだけで説得力が高まります。

数字にできない業務もありますが、その場合は「〇〇の工程を〇日短縮した」「3年間無遅刻無欠勤」といった事実ベースでの工夫も有効です。

「数字で語れる内容がない…」と感じた場合も、日常業務の量・頻度・継続年数に注目するとアピールできる要素は必ず見つかります。

企業ニーズとの接点を示す

次に大切なのが、自己PRで「企業の求める人物像と自分の強みが一致している」ことを明確にすることです。

なぜなら、どれだけ優れたスキルがあっても、企業が求めている方向性とズレていれば評価されないからです。

• 求人票や企業HPを読んで、キーワードを拾う
• 「求める人物像」と自分の強みをマッチングさせる
• 企業の理念や風土に合う姿勢や考え方を示す

自分のスキルや経験をアピールするだけでなく、「それがこの企業でどう役立つか」を語れると、説得力が一気に高まります。

文章化して第三者にチェックしてもらう

自己PRが完成したら、必ず文章に起こして、第三者に確認してもらいましょう。

理由は、主観的に「良く書けた」と思っても、読み手には伝わりにくい部分や不要な表現が含まれている可能性があるためです。

特に転職エージェントや友人・家族に読んでもらい、わかりにくい点や伝わりづらい表現をフィードバックしてもらうと客観性が増します。

「客観的に見てどう感じるか？」を意識することで、より伝わる自己PRにブラッシュアップできます。

一人で書いていると視野が狭くなりがちですが、第三者の意見は新たな気づきをもたらしてくれます。

強み別アピールポイントと例文

PCスキル（Excel・Word・PowerPoint）

事務職で必須となるのが、PCスキルの高さです。

特にExcelやWord、PowerPointといったOfficeソフトをどれだけ使いこなせるかは、業務効率やチームへの貢献度に直結します。

• Excel：関数やVLOOKUP、ピボットテーブルを使った集計処理
• Word：ビジネス文書・議事録・契約書作成の経験
• PowerPoint：上司や営業のプレゼン資料作成サポート

例文：
「Excelを活用した月次売上データの集計やグラフ化を担当しており、上司からは『分析がわかりやすい』と評価されています。業務に応じてマクロやVLOOKUPなども柔軟に使い分け、作業時間を従来の半分に短縮した経験があります。」

スケジュール管理・調整力

事務職は縁の下の力持ちとして、日々の業務スケジュールや人の動きを把握し、的確に調整する力が求められます。

なぜなら、予定の変更や関係者との調整が頻繁に発生する中で、全体の流れを乱さず進行させる役割を担うからです。

例文：
「営業部8名のスケジュール管理を一括で行い、クライアント訪問日程の調整も任されていました。月間30件以上の予定変更にも迅速に対応し、無理のない業務配分を実現してチームの残業時間削減にも貢献しました。」

「複数人の予定調整が苦手…」という方は、まず自分のスケジュール管理から見直してみると良い練習になります。

正確性と丁寧さ

書類作成やデータ処理を任される事務職にとって、「ミスをしないこと」は何よりの信頼につながります。

採用担当者は、細かい作業に粘り強く取り組める姿勢を高く評価しています。

• 入力ミスや数値ズレの再発防止策を徹底
• ダブルチェック体制の提案・導入実績
• 手書き資料にも整ったレイアウトを心がける

例文：
「請求書や契約書の作成を担当し、2年間で作成した約2,000件の書類で修正依頼はわずか3件と、正確性の高さには自信があります。確認フローを自ら見直し、業務全体のエラー率削減にも貢献しました。」

業務改善・効率化提案

事務職が価値を高めるうえで重要なのが、日々の業務に疑問を持ち「より良い方法はないか」と考えられる力です。

ルーティンをこなすだけでなく、仕組み化・効率化の意識を持つことで、職場の生産性向上に寄与できます。

例文：
「紙ベースで行っていた備品申請業務をExcelで管理する申請フォームに変更し、月10時間の作業時間削減に成功しました。改善提案は部門内で共有され、他部署への展開にもつながりました。」

「改善提案なんてしたことない…」という方も、ちょっとした工夫や気づきも立派な改善の一歩になります。

コミュニケーション能力

事務職はデスクワーク中心とはいえ、多くの関係者とのやりとりが欠かせません。

そのため、報告・連絡・相談を適切なタイミングで行い、気配りある対応ができるコミュニケーション力は強い武器になります。

• 来客・電話対応時の第一印象づくり
• 営業との連携で事務業務の抜け漏れを防止
• 気づいた点をタイムリーに伝える習慣

例文：
「お客様対応時には相手の立場を意識した話し方を心がけ、担当営業が不在時でも安心して任せられる存在として信頼を得てきました。部署内では『調整役』として各メンバーの意見をとりまとめる役割も担っています。」

職種・経験別の自己PR例文

一般事務（経験者）

私は5年間、総務部にて一般事務を担当し、業務の正確性とスピードには自信があります。

その理由は、日々の伝票処理や備品管理、電話応対などをこなす中で、常に「相手の立場に立った対応」を意識してきたからです。

• 請求書・見積書を月150件以上処理
• 社内報告書の作成フォーマットを整備し、作業時間を30％削減
• 来客対応のマナー研修にも参加し、対応力を強化

これらの経験を通じ、正確かつ丁寧な対応を心がけることで、社内外からの信頼を得てきました。今後もこの姿勢を活かし、貴社の業務に貢献していきたいと考えています。

一般事務（未経験）

私は事務職未経験ではありますが、前職の接客業で培った「気配り」と「対応力」を活かせると考えています。

理由として、店舗での日報作成や備品管理などの業務で、細かい作業を正確にこなす習慣が身についているからです。

例文：
「接客業に従事する中で、発注業務や売上管理を正確に行ってきました。パソコンスキルは独学で学び、Excelでは簡単な関数やグラフ作成も対応可能です。未経験の分、丁寧に吸収し、着実にスキルアップしていきます。」

未経験の方でも「どのスキルが事務に応用できるか」を意識して自己PRを組み立てると説得力が増します。

営業事務

営業事務としての強みは、「営業が動きやすい環境を整える」ことへの意識です。

私は、3年間で営業15名分の受発注処理・納期管理・見積書作成などを一手に担ってきました。

• 営業からの依頼に即対応し、ミス率を月0.5％以下に抑制
• Excelマクロを活用し、見積書作成を自動化
• 納品トラブル発生時には顧客への初期対応も担当

これらを通じて、業務スピードと社内外の信頼獲得の両立を図ってきました。今後も「縁の下の力持ち」としてチーム全体を支える役割を担っていきたいです。

経理事務

私は現在、経理事務として月次・年次決算の補助業務や伝票処理を担当しています。

中でも、細かい数値を扱う業務に対して、丁寧かつスピーディに対応する力を強みとしています。

例文：
「経費精算・伝票処理は1日あたり80件以上対応しており、ミスなく対応できるよう自作のチェックリストを活用しています。前任者の作業手順も改善し、入力効率を20％向上させることに成功しました。」

経理では「正確さ」に加え「改善力」も求められます。実績が少ない場合でも、「どう工夫したか」を伝えると効果的です。

医療事務

医療事務として働く中で、私は「患者様対応」と「レセプト業務の正確性」の両面を大切にしてきました。

• 受付対応での第一印象や声かけの丁寧さ
• レセプトチェックのダブル体制によるミス防止
• 患者様からの感謝の言葉を多数いただいた経験

例文：
「受付業務では常に笑顔と丁寧な言葉遣いを心がけ、リピーターの患者様から『あなたの対応で安心できた』とお言葉をいただきました。レセプト作成においても、毎月300件以上を一人で対応し、過去1年で返戻はゼロ件です。」

医療事務では、「技術」と「人間力」のバランスを意識すると、より魅力的な自己PRになります。

履歴書・職務経歴書で自己PRをまとめるコツ

200文字テンプレート

履歴書では、限られたスペースの中で要点をまとめた「簡潔で伝わる自己PR」が求められます。

目安は200文字前後。長すぎると読まれにくく、短すぎると印象に残りません。

• 「強み」＋「実績」＋「志望動機へのつなぎ」で構成する
• 文章は一文を40〜50文字以内に抑える
• 敬語と断定表現（〜です・〜できます）を使い分ける

例文：
「私は細かな作業を正確かつ迅速に進める力を強みとしています。前職では月500件以上の伝票処理を担当し、年間通じてエラーゼロを達成しました。貴社でもこの強みを活かし、業務の正確性に貢献したいと考えております。」

文字数制限があるからこそ、無駄な接続語や重複表現は避けましょう。書いたあとに声に出して読んでみるのも効果的です。

見出しと箇条書きで視認性アップ

職務経歴書では、自己PRをより詳細に記述することができます。そこで重要なのが「見やすさ」と「論理性」です。

採用担当者が一目で内容を把握できるよう、見出しや箇条書きを活用することがポイントです。

• 「得意分野」「実績」「貢献内容」などを小見出しで整理
• 箇条書きで事実を端的に並べる
• 1ブロック3〜5行で区切り、読みやすくする

例文：
【得意分野】
正確かつ迅速な業務処理。大量のデータ入力や書類作成を得意としています。
【実績】
・月間伝票処理数：約1,200件（ミスゼロ）
・Excelマクロ導入による処理時間30％削減
【貢献内容】
業務フローの見直しにより、月20時間分の残業削減に寄与

情報が整理されていれば、担当者の目に留まりやすくなり、面接でも話題にされやすくなります。

面接で自己PRを伝えるポイント

1分間自己PRの構成

面接の冒頭でよく求められるのが「1分程度の自己PR」です。

ここでは、端的に自分の強みを伝え、印象に残る話し方が重要となります。

• 冒頭で「私は〇〇が強みです」と明言する
• 強みを裏付ける具体的な経験・数字を紹介
• 企業にどう貢献できるかを結論として締める

例文：
「私は正確性を重視した業務処理を得意としています。前職では請求書の作成業務を担当し、年間3,000件以上の対応でエラーはわずか1件でした。こうした姿勢を活かし、貴社の業務品質向上に貢献できればと考えております。」

話す内容は事前に練習し、自然な口調で伝えられるようにしましょう。覚えすぎると棒読みになりがちなので、キーワードだけメモしておくのも効果的です。

想定質問への応答例

面接では「なぜその強みが身についたのか？」「どう活かしたのか？」といった掘り下げ質問がよくあります。

これに備えて、自己PRの裏付けとなるエピソードを準備しておくと安心です。

• 「その経験を通じて学んだことは何ですか？」
• 「その強みが仕事にどう役立ちましたか？」
• 「逆に失敗した経験はありますか？」

例文：
「正確性の重要さを実感したのは、伝票の誤記でお客様に迷惑をかけてしまった経験がきっかけでした。その後はダブルチェックを徹底し、同じミスを防止しました。ミスの再発を防ぐ仕組みづくりの意識も芽生えました。」

「聞かれたらどうしよう…」と不安になる質問ほど、事前に一度文章化しておくと落ち着いて答えられます。

自己PRでやりがちなNG例と改善策

抽象的すぎる表現

自己PRでよくある失敗の一つが、「抽象的な言葉ばかりで具体性がない」ことです。

「責任感があります」「丁寧に仕事をします」といった言葉はよく使われますが、裏付けがなければ印象には残りません。

• 抽象語だけで終わらせず、実例や数字で補足する
• 「なぜその強みがあるのか？」をストーリーで語る
• 「その強みをどう活かしてきたか？」まで説明する

改善例：
NG：「私はミスが少なく、正確な作業が得意です」
改善：「前職では月500件の伝票処理を担当し、1年間エラーゼロを継続しました」

採用担当者は、「信頼できるかどうか」を実績から判断しています。抽象語は必ず事実で裏打ちしましょう。

企業ニーズとズレたアピール

どれほど優れたスキルを持っていても、企業の求めている人物像や業務内容と噛み合っていなければ評価されません。

応募企業がどんな価値観を持ち、どんなスキルを重視しているかを事前に把握することが不可欠です。

例文：
NG：「私は企画立案が得意です」→ 一般事務では重視されない場合がある
改善：「チームでの情報共有を徹底し、書類の不備を30％削減しました」

「その企業では何が求められているか？」を意識して、自分の経験と結びつけることがポイントです。

数字や成果がない内容

インパクトのある自己PRに欠かせないのが、実績や成果を示す「数字」です。

ただし、「大きな成果」がなくても問題ありません。日常業務の中でも数字にできる部分はたくさんあります。

• 月間対応件数、業務改善の時間短縮
• クレーム対応の件数や評価
• 資格取得や研修参加の回数

例文：
NG：「コツコツ努力するタイプです」
改善：「毎朝30分早く出社し、社内便の振り分けや資料整理を継続して1年半」

日々の積み重ねを数字で示すだけでも、誠実さや信頼性が伝わります。

よくある質問

未経験でも自己PRできる？

はい、未経験でも自己PRは十分可能です。

なぜなら、事務職に必要な資質の多くは、他職種や日常生活でも培うことができるからです。

• 接客業での気配りや報連相の習慣
• 学業やアルバイトでの書類作成・スケジュール管理経験
• 資格取得に向けた学習姿勢や努力

事務職としての直接経験がなくても、「自分がどのように役立てるか」を言葉にすることで十分に魅力を伝えられます。

「実務経験がない＝アピールできない」とは限りません。むしろ未経験だからこそ、学ぶ姿勢や柔軟性を強調しましょう。

派遣・契約社員の経験はどう書く？

派遣や契約社員としての経験も、正社員と同様にアピールできます。

特に、任されていた業務内容や成果、周囲との連携などの具体的な経験を中心に書くことで、評価対象になります。

• 就業期間中の業務範囲や担当部門を明示
• 対応件数や改善実績など数字で裏付ける
• 契約満了後の評価や引き継ぎの有無もプラス材料

「一時的な雇用だったから…」と遠慮せず、自分がどんな役割を担っていたのかを明確に伝えましょう。

アピールできる実績がない場合は？

特別な成果が思い当たらない場合でも、「当たり前をきちんと続けてきたこと」自体が立派な強みです。

例えば「無遅刻無欠勤」「期限を守る」「報告を徹底する」といった姿勢は、事務職において重要な要素です。

例文：
「3年間、月次処理を締切通りに完了し続けてきました。大きな成果はありませんが、毎日の業務を確実に積み上げることで、周囲からの信頼を得てきました。」

「成果がない」と思い込まず、「当たり前を継続している自分」に目を向けてみてください。

まとめ：採用担当に伝わる自己PRで事務職転職を成功へ導こう

事務職への転職を成功させるには、「自分の強み」と「企業ニーズの接点」を明確に伝える自己PRが欠かせません。

理由は、事務職は応募者が多く、採用担当は「この人に任せて安心か」を数分で判断する必要があるからです。

• 自己分析を通じて「強み」「得意分野」を言語化する
• 実績や行動を数字で裏付け、説得力を高める
• 企業が求める人物像と自分の経験を照らし合わせる
• 履歴書・職務経歴書では見出しや箇条書きで視認性アップ
• 面接では1分PRと質問対応の練習を事前に行う

これらのステップを丁寧に踏むことで、「この人なら現場で活躍できそう」と感じてもらえる自己PRが完成します。

焦らず、自分の過去を丁寧に振り返りながら、転職活動に自信を持って臨みましょう。

転職ポータル 編集部

キャリアアドバイザー / ライター

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