事務職の転職面接で差がつく！苦労したことの答え方と例文5選

「事務職の面接で“苦労したこと”を聞かれたけど、何を話せばいいのかわからない……」

そんな悩みを抱える方は少なくありません。特に転職活動では、過去の経験をどう話すかによって面接の印象が大きく変わります。

とはいえ、ただ辛かった出来事を語るだけでは評価につながらず、「この人と一緒に働きたい」と思ってもらえる回答にするには、ちょっとした工夫が必要です。

この記事では、事務職に特化した「苦労したこと」の答え方を、面接官の視点や具体例を交えて丁寧に解説します。

• 企業がこの質問をする本当の理由
• 事務職らしいエピソードの選び方
• PREP法やSTAR法を活用した伝え方
• 避けるべきNGパターン
• 実際に使える模範回答の例文

「何を話せばいいのか迷っている」「正しい構成がわからない」という方は、ぜひ最後まで読んでみてください。

面接で「苦労したこと」を聞く意図

企業が知りたい3つのポイント（課題発見力／行動力／学習意欲）

面接官が「苦労したこと」を尋ねるのは、応募者の人間性や業務に取り組む姿勢を知るためです。とくに注目されるのが、課題を発見する力、困難に立ち向かう姿勢、そして経験を学びに変える意欲の3点です。

• 課題発見力：問題の本質に気づく視点があるか
• 行動力：主体的に解決へ向かって行動できたか
• 学習意欲：経験から何を学び、今後どう活かすか

単に苦労話をするのではなく、どう乗り越えたか、その経験が自分をどう成長させたかまでを伝えることが重要です。

失敗談との違いは「解決プロセス」を語ること

「苦労したこと」と「失敗談」は似ているようで意味が異なります。

失敗談は過去のミスに焦点を当てるのに対し、苦労話は「困難な状況」と「それをどう乗り越えたか」のプロセスに注目されます。

大切なのは、問題に直面したときの思考や行動、そして得た教訓を明確に伝えることです。問題解決に向けてどんな工夫をしたのか、今後どう活かせるのかまで語れると説得力が増します。

事務職面接でよくある聞き方バリエーション

面接では「苦労したこと」という直接的な聞き方以外にも、さまざまな表現で尋ねられる場合があります。

• 仕事で一番大変だったことは何ですか？
• 課題を感じた経験と、その対応策を教えてください
• トラブル対応の経験を教えてください

こうしたバリエーションに備え、エピソードの骨組みを整理しておくと安心です。「聞かれ方が違うから答えにくい」と感じたときこそ、冷静に根本の意図をくみ取る力が求められます。

事務職ならではの「苦労したこと」の選び方

事務職が直面しやすい5つの課題

事務職では、職種特有の困難に直面する場面が多くあります。こうした経験は「苦労したこと」として伝えるのに適しています。

• 業務量の急増によるスケジュール調整の難しさ
• 複数部門との連携で発生する調整や誤解
• 新システム導入による業務フローの混乱
• 突発的なミスやトラブル対応
• 業務の属人化による引き継ぎや負担の偏り

これらはどれも事務職ならではのリアルな課題です。自身の経験と照らし合わせて、最も印象的なエピソードを選びましょう。

「どのような苦労をしたか」だけでなく、「その中でどんな力を発揮したか」が伝わる内容が理想です。

自身の強みと関連付けるテーマを選ぶ方法

「苦労したこと」を語るうえで大切なのは、単なる辛さではなく、自分の強みが発揮された経験を選ぶことです。これにより、ネガティブな印象ではなく、ポジティブな評価につなげやすくなります。

たとえば「調整が難しかった」という課題を語るなら、それを乗り越えたプロセスの中で自分のコミュニケーション力や周囲を巻き込む工夫を伝えることができます。

テーマ選定のポイントは以下の通りです。

• 「苦労の原因」＝職場の環境・業務の特性に根差したものか
• 「自分の対応」＝粘り強さ・工夫・周囲との連携など
• 「結果と学び」＝現在の自分の強みにどうつながったか

つまり、課題→行動→成果という一連のストーリーの中に、自然と自分の強みがにじみ出るテーマを選ぶのがコツです。

データや数字でインパクトを出すコツ

面接での回答に説得力を持たせるためには、エピソードの中に数字を交えるのが効果的です。抽象的な話よりも、具体的な成果や業務量が伝わることで、面接官はあなたの行動をイメージしやすくなります。

• 「月300件の電話対応をしながら…」
• 「導入から3ヶ月でミス件数を50％削減」
• 「担当案件数を1.5倍に増やしても納期遵守」

こうした数字を入れることで、「この人は本当に努力して乗り越えたんだな」と納得感が生まれます。

数字を使う際は、具体的すぎて機密にならない範囲で、かつ比較対象を示すと効果的です。

回答を作る3ステップ

STEP1 結論（苦労した概要）を先に述べる

面接では結論から話すのが鉄則です。まず「どんな苦労をしたのか」を一言で伝えることで、聞き手の理解を助けます。

たとえば「部署間の連携が不十分で、同じ作業が二重で行われていたことに苦労しました」といった具合に、要点を明確に述べましょう。

この時点でのポイントは、簡潔かつ事務職らしい現実的な内容を選ぶことです。

STEP2 具体的な行動と工夫を描写する

次に、その苦労に対して自分がどのように対処したかを具体的に説明します。

単に「頑張った」だけでは弱く、「どうやって問題に気づいたのか」「誰とどう連携したのか」「どんな工夫をしたのか」といったストーリーが重要です。

また、行動の中で「主体性」「改善意識」がにじみ出るような描写を意識してください。

STEP3 学びと志望企業での活かし方を示す

最後に、経験から得た教訓や学びを伝え、それを志望先の業務でどう活かすかを語ることで、話を締めくくります。

「この経験を通じて、事前の業務整理と定期的な振り返りの重要性を学びました。御社でも業務効率化に貢献したいと考えています」といったように、ポジティブな未来志向を加えると印象が良くなります。

具体例文集──状況別に見る模範回答

納期遅延を防ぐためのスケジュール改善

以前の職場では、月末に業務が集中し、納期がギリギリになることが頻発していました。私はこの状況を改善したいと思い、まず全体のスケジュールを可視化することから始めました。

業務フローを洗い出し、各工程の所要時間を確認したところ、一部の業務が偏っていることが判明。そこで、他部署との連携タイミングを前倒しし、内部の締切を1週間早めるルールを提案しました。

結果、毎月の納期遅延はゼロとなり、業務全体が安定しました。この経験から、事前の計画と見直しの重要性を学びました。

新システム導入での業務フロー再構築

新しい会計システムが導入された際、旧来のエクセルベースの管理方法から脱却する必要がありました。最初は戸惑いや反発の声も多く、入力ミスや問い合わせが続出しました。

私はまず自分自身でマニュアルを作成し、部署内での研修を自主的に開催。また、想定されるトラブルとその対処法をまとめたQ&Aを社内イントラに掲載しました。

その結果、運用開始から2ヶ月後には定着率が95％を超え、業務効率も向上。変化に柔軟に対応し、周囲を支える姿勢の大切さを実感しました。

部署横断の調整で衝突を乗り越えた経験

部門間での共有データ作成を任された際、フォーマットの違いや優先順位の食い違いから意見が対立することが多々ありました。

私は、各部署のニーズを個別にヒアリングし、それぞれにとって妥協できる共通フォーマット案を提示。全体ミーティングで提案内容の意図を丁寧に説明したことで、最終的に合意を得られました。

この経験を通じて、調整には相手の立場を理解し、丁寧に説明する対話力が必要であると学びました。

ミス発生後の再発防止策を主導したケース

請求書の金額ミスが発覚し、顧客から信頼性について指摘を受けたことがありました。原因は入力内容のチェック体制が曖昧だったことです。

私はすぐに業務フローを見直し、「ダブルチェック体制」と「提出前チェックリスト」を導入しました。また、担当者ごとに確認項目を分担するようルール化しました。

以降、ミスは大幅に減少し、社内外からの評価も向上。問題が起きた後こそ、前向きに行動することの重要性を痛感した経験です。

複数タスクを同時進行したときの優先度管理

複数の報告書作成、会議準備、来客対応などが重なり、パンク寸前の状態になったことがあります。そのとき、私は全タスクを「重要度×緊急度」でマトリックス化し、優先順位を見直しました。

さらに、早朝や昼休憩後などの集中しやすい時間帯に難易度の高い業務を当てるようスケジューリング。事前に上司にも報告し、急な割り込み業務への対応も可能にしました。

この工夫により、全タスクを期日内に完了でき、以後も応用しています。計画性と柔軟性を持った対応の大切さを実感した経験です。

NG回答とよくある失敗パターン

責任転嫁や他者批判に終始する

「上司が無茶を言ってきて困りました」「チームのメンバーが非協力的で大変でした」といった、他人の責任にする話は面接ではマイナス評価につながります。

面接官は、あなた自身がどう動いたか、どう捉えたかを見ています。誰かのせいにする話では、主体性が感じられず、評価されません。

つい事実を伝えたくなる気持ちはわかりますが、課題の背景はあくまで控えめにし、自分の工夫や学びを中心に話すようにしましょう。

苦労だけ語って解決策がない

「仕事が大変でした」「業務が多くて毎日遅くまで残業していました」など、苦労した状況だけを語って終わってしまうと、面接官にとっては単なる愚痴にしか聞こえません。

重要なのは、その困難にどう立ち向かい、どんな工夫をしたのかをセットで伝えることです。たとえば「残業が多かったが、定型業務を自動化し、残業時間を週5時間削減した」といったように、改善への行動が伴えば評価につながります。

苦労話をする際は、「問題→行動→成果」という流れを常に意識しましょう。

事務職とかけ離れたエピソード

面接では、事務職に関連のあるエピソードを選ぶことが基本です。たとえば「学生時代のサークル活動での苦労」「アルバイトでの接客の話」など、全く業務とかけ離れた内容は説得力に欠けます。

もちろん未経験の場合や若年層であれば、学生時代の経験も使えますが、その際も事務職に活かせるスキルや姿勢につなげて話す必要があります。

「その経験がなぜ事務の仕事に役立つか？」という視点を忘れずに、自分なりの関連性をしっかりと語りましょう。

苦労談が思いつかない場合の対処法

小さな改善経験を深掘りする

「特別な困難なんて思い当たらない…」という人でも、日々の業務の中に小さな改善や工夫はあるはずです。

• 業務マニュアルの整理をした
• メールテンプレートを作成し、対応を効率化した
• 備品管理でミスを減らす工夫をした

こうした“小さな取り組み”を深掘りしていけば、十分にアピールできる「苦労したこと」として活用可能です。

大きな出来事でなくても、「自分で課題を見つけ、工夫して乗り越えた」という構造があれば、面接では十分伝わります。

学生時代やボランティア経験は使える？

事務職としての実務経験が乏しい場合、学生時代やボランティアでの経験を使っても構いません。

ただし、自己満足にならないよう、「職場でも活かせるスキル」を明確に伝えることが大切です。

たとえば「文化祭の運営で予算やスケジュール管理をした」「地域ボランティアで申込書の受付業務を担当した」など、事務職に近い役割を担った経験があると有効です。

経験が浅い方でも、自分なりに得た学びや意識した工夫を中心に語ることで、しっかりアピールできます。

代替案として「課題への準備」を語る

実務での苦労経験が少ない方は、「まだ直面していないが、こういった課題に備えて準備している」という形で答えるのも一つの手です。

たとえば「私は事務職が初めてですが、業務でミスを起こさないために、エクセル操作やタイピングの練習を日々続けています」といった努力を伝えれば、前向きな姿勢をアピールできます。

あくまで理想は実体験ベースのエピソードですが、未経験の場合はこうした準備や意欲を語ることで、評価を落とさずに済みます。

面接当日の伝え方テクニック

PREP＋STARで構成をシンプルに

限られた面接時間の中で印象に残る回答をするには、構成が非常に重要です。よく使われるのがPREP法とSTAR法の組み合わせです。

• PREP：結論 → 理由 → 具体例 → 再結論
• STAR：Situation（状況）→ Task（課題）→ Action（行動）→ Result（結果）

「PREP」で全体の流れを整えつつ、「STAR」で具体的なエピソードを補強することで、わかりやすく論理的に伝えられます。

この構成を意識するだけで、面接官の理解度と納得感が大きく変わってきます。

表情・トーン・ジェスチャーで説得力UP

面接では、話す内容と同じくらい「どう話すか」が評価に影響します。どれだけ素晴らしいエピソードを準備していても、無表情や小さな声では伝わりにくく、説得力を欠いてしまいます。

伝え方のポイントは以下の通りです。

• 適度に笑顔を交えることで、親しみやすさと安心感を与える
• 声のトーンを意識し、重要な部分で強弱をつける
• 手元を使ったジェスチャーで話にリズムを生む

緊張して無表情になりがちな方は、面接前に鏡の前で練習するのもおすすめです。視覚と聴覚の両面から印象を良くすることで、内容への理解も深まりやすくなります。

逆質問で学びを補強する

面接の最後によくある「何か質問はありますか？」という逆質問の場面は、実はアピールのチャンスでもあります。

たとえば、以下のような質問をすると、学びを活かす姿勢を強く印象づけられます。

• 「◯◯の業務において、御社ではどのような工夫をされていますか？」
• 「今後新しいシステム導入が予定されていると伺いましたが、教育体制について教えていただけますか？」

ポイントは、ただの情報収集ではなく、「自分の経験・学びとつなげる」質問を意識することです。

逆質問を通じて、志望度の高さや積極性、業務理解への意欲を伝えることができます。

まとめ：事務職面接での苦労話は「成長の物語」に変えよう

事務職の転職面接で「苦労したこと」を聞かれたときは、自分の成長や行動力をアピールする絶好のチャンスです。

企業は、単なる困難話ではなく「どんな困難にどう立ち向かい、何を学んだのか」を通じて、あなたの人柄やポテンシャルを見ています。

• エピソードは課題発見力・行動力・学習意欲が伝わる内容を選ぶ
• PREPやSTAR法で話の構成を明快にする
• 数字や具体的な工夫を盛り込むと説得力が増す
• 経験が少ない場合は、改善の工夫や準備の努力を語る
• 逆質問や話し方でも学びの姿勢を印象づける

あなたの苦労体験は、ただの大変だった出来事ではなく、成長の物語として伝えることで、大きな武器になります。

この記事で学んだ視点とテクニックを活かし、面接本番では自信を持ってあなたらしい言葉で語ってください。

転職ポータル 編集部

キャリアアドバイザー / ライター

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